Microsoft propose maintenant des solutions hébergés pour ses suites Sharepoint, Exchange,…
Pour ceux qui ne connaitrait pas Sharepoint il s’agit de l’environnement permettant de développer son intranet. Autant dire que c’est assez simple, ca se développe surtout avec une sourie en utilisant toutes les fonctionnalités implémentées: il suffit de choisir et personnaliser.
L’énorme avantage comme souvent lorsqu’on choisit Microsoft, c’est qu’on utilise tout l’environnement MS. Comme ça tout est compatible, tout fonctionne ensemble. Je parle bien sur du support de Sharepoint dans Ms Office (agenda dans Outlook, document Word,…). Voir la demo ci-dessous.
Par contre si vous devez faire l’installation sur votre serveur (Windows Server vous vous doutez), c’est pas toujours évident pour une TPE/PME. MS propose donc une solution hébergée afin de se débarrasser de toutes les contraintes d’administration.
A cette occasion Microsoft lance une campagne de communication humoristique. Vous pouvez voir le petit clip ci-dessous.
Un cas concrets
Je vais prendre l’exemple de ma Junior Entreprise mon ancienne Junior-Entreprise, puisque je suis retraité maintenant: www.SEIO.org. Nous utilisions Sharepoint pour notre base de données clients, le suivi de nos projets en cours, la gestion de membres,… mais un jour coupure de courant à l’école: Sharepoint corrompu. Inutilisable. Bien sur la dernière backup datait de plusieurs mois donc aucun intérêt. A partir de là nous sommes parti sur un serveur Linux (Fedora puis Debian) et un intranet développé en interne via Symfony.
Alors pourquoi je parle de ça? Et bien tout simplement avec une solution hébergée, la backup aurait été bien plus récente et en cas de panne le prestataire aurait restauré le système bien plus vite. Aujourd’hui le système d’information est devenu tellement crucial que même pour une petite structure comme notre JE (18 personnes pour 30000€ de chiffre d’affaire) cette perte d’intranet a eu de conséquences désastreuses.
Pour la petite histoire nous sommes en train de re-migrer vers Sharepoint et Windows Server. A noter que Microsoft offre des licences pour les Junior-Entreprises.
Démonstration techniques
Une petite vidéo pour vous faire une bonne idée de Sharepoint. Je vous encourage très très vivement à regarder la partie sur la gestion des documents.
Vous l’aurez peut-être remarqué mais je suis un pro-Microsoft, même si je supporte et apprécie la communauté du libre. Malgré qu’ils ne sont pas irréprochables (correctif parfois très long, navigateur de merde, logiciels très fermés, trop peu de respect des standards,…), j’utilise essentiellement des logiciels Ms: Win7 et Office en tête de liste.
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Google Docs est un outils parfait pour travailler de n’importe où, cela dit quand on est chez soit il existe quelques logiciels pour optimiser son utilisation.
Les extensions Firefox
Pour les utilisateurs de Firefox il existe beaucoup d’extensions pour améliorer son navigateur, certaines sont utiles pour Google Docs.
Open it online: Cette extension ajoute un nouveau choix lorsqu’on souhaite télécharger un document office. Comme son nom l’indique vous pouvez ouvrir le fichier en ligne (au lieu de le télécharger ou l’ouvrir avec MS Office). De plus ce plugin est compatible avec d’autres services du genre (Zoho,…).
Screenshot de Open It Online
Copy Plain Text: cette extension n’est pas directement lié à Gdocs mais peut vite devenir ultra pratique si vous ne voulez pas copier des styles dans votre document (utile aussi pour WordPress si vous utilisez l’éditeur visuel). Cela ne fait que rajouter un bouton « Copy plain text » sous le bouton « copier » dans le menu contextuel. Via Presse-citron.
Gdocsbar: Cela permet d‘afficher une sidebar avec vos documents Google Docs dans votre navigateur. Vous pouvez afficher vos documents, faire des recherches, en uploader,…
Send to Google Docs: Comme Copy Plain Text cette extension ajoute une nouvelle action dans le menu contextuel. En cliquant sur le lien d’un document géré par le service Google vous pouvez directement l’envoyer vers celui-ci.
Screenshot de Send To Google Docs
Google Docs Download: Vous aurez parfois besoin de télécharger plusieurs documents, autant le faire en une seul fois. Selectionner les documents en question et utiliser le bouton d’action ajouté par cet addon. De base Google ne propose que d’exporter en format HTML (pour plusieur fichier à la fois).
MAJ: vous pouvez aussi utiliser l’outils de LTech présenté sur RWW (fr).
Telecharger plusieurs document d'un coup
Certain de ces plugins ne sont pas compatibles avec Mozilla Firefox 3.5.* mais des mises à jour devraient arriver.
Logiciels à installer
Offisync: synchroniser Microsoft Office avec Google Document
Offisync a été pour moi une découverte hallucinante: enfin depuis tout ce temps quelqu’un permet de synchoniser Gdocs avec MS Office sur son PC. Je suis un grand fan d’Office et surtout je préfère toujours les applications desktop (installé) au version en ligne (en générale beaucoup plus performant). Disons qu’une vidéo vaut mieux qu’un long discours, voici donc la vidéo démo de Offisync V1 et V2.
Malgré tout je suis decu. En effet Offisync provoque des problemes dans votre office à l’ouverture de document. Outre le temps considérable necessaire pour ouvrir une simple page Word, il arrive régulièrement que le logiciel se lance, offisync cherche une mise à jour et… rien. Votre document ne s’ouvre pas. Bref à l’usage ca devient vite ultra chiant (casse-couilles?). Notons qu’il s’agit toujours d’une version Beta. Bref bien réfléchir avant de l’installer.
Google Gears: utliser Google Docs Offline
Google Gears est une application à installer sur votre pc pour utiliser la plus part des services de Google sans connexion à internet. Encore une petite vidéo?
OpenOffice.org2GoogleDocs
Le nom semble suffisamment évocateur, cette extension à OpenOffice.org (la suite bureautique opensource de Sun) permet de synchroniser vos documents avec GDocs. Je ne m’étend pas trop sur le sujet, je n’aime pas OOo, je pense que cela est suffisant pour une famille lambda qui souhaite faire un courrier, un tableur,… mais pas suffisamment puissant pour l’entreprise (et je préfère me former aux logiciels pro). Et oui un geek qui soutient MS plus que l’opensource ca existe. Cela dit ca fonctionne sur toutes les plateformes (le plugin aussi) et ca c’est bien pratique.
Plugin WordPress
Inline Google Docs: je termine cette liste avec un plugin WordPress, il permet tout simplement d’intégrer facilement un document google dans un billet.
Si vous connaissez des plugins WordPress, Firefox, des applications,… laissez un commentaire, je me ferais une joie d’enrichir ce billet.
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Office 12, renommé Office 2010 sort dans 45 jours.
Depuis quelques années Microsoft semble peiner avec ses campagnes marketing. Cette fois la video de teasing pour Office 2010 est réussi, on croirait une superproduction hollywoodienne.
Un site est mis en place pour l’occasion, classe aussi: www.office2010themovie.com. Le titre est assez évocateur: « countdown to the beginning of awesome » 
Personnellement je l’attend avec impatience, la version 2007 m’avait impressionner, je me demande ce que la 2010 nous reserve. A mon sens MS Office est très largement la meilleur suite bureautique au monde, c’est tout simplement incomparable avec Openoffice (je ne parle meme pas de Gdocs).
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Office Labs propose pptPlex, une extention à Office 2007 qui permet de zoomer et dezoomer sur votre canvas de slides powerpoint.
OfficeLabs propose plusieurs extensions pour améliorer votre suite Office 2007. Celle qui m’interesse aujourd’hui porte sur PowerPoint, l’outil de création de diaporama de Microsoft. Le principe est simple et à la mode: tous vos slides sont reunis sur un canvas géant. Vos diapos sont aussi groupées par thème.
En cliquant vous zoomez ou dezoomez. Avec les touches « suivant » ou « precedent » la zone visible se déplace sur le canvas jusqu’à l’élément suivant. Cet outil permet de surprendre votre auditoire via une présentation original.
L’utilisation semble assez simple, vous faites tous vos slides, ensuite vous créez des groupes grâce à de simple slide de séparation. Quelques thèmes sont déjà dispo mais pour en mettre plein la vue pendant vos présentations mieux vaut utiliser l’outil de création avancé.
Demo PPTPLEX pour PowerPoint
Une vidéo vaut surement mieux qu’un long discours.
Je vous recommande d’aller fouiller sur le site d’office labs il y a franchement plusieurs extensions qui valent le détour.
Si vous preferez les applications en ligne vous pourrez trouver ce genre de fonctionnalités sur Prezi. Personnellement je préfère de loin les applications desktop. 
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Doodle est un service qui permet de faire des sondages un peu particulier, il s’agit proposer des moments particuliers afin de programmer une réunion, une soirée,… Chaque personne dis si elle est OK ou non sur un jour ou une heure.
Doodle est donc un outil puissant pour gérer votre emploi du temps et qui d’autre l’est? … Outlook! Doodle propose donc un plugin pour Outlook qui permet de synchroniser votre agenda avec le sondage.
Lorsque vous créez un nouveau sondage il réserve dans votre agenda toutes les plages horaires en les indiquant comme « rendez-vous potentiel ». A la fin du sondage vous synchronisez votre client avec le bon moment.
Personnellement je suis plutôt satisfait de ce plugin puisque je gère autant que possible mon agenda avec Outlook, puisque c’est le client qui me permet de synchroniser avec mon téléphone N95.
L’adresse du plugin n’est pas public (il me semble) mais je me permets de la dévoiler étant donné mon audience plutôt réduite.
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Zoho Writer évolue encore pous s’approcher de Word. Ils ont a mon avis déjà dépassé Google Docs.
Lorsque je dois faire un document en ligne j’ouvre systématiquement la même application: Google Docs. Pourtant je suis le premier à dire que Zoho Writer est plus beau et plus puissant… allez comprendre! Surement la domination de Google dans mes habitudes.
La semaine dernière Zoho a annoncer une nouvelle version qui renforcait chaque éléments déjà présent. Notamment les boutons qui devenait de plus en plus nombeux et donc de moins en moins accessible. Maintenant les boutons sont plus espacés ce qui permet aussi de les décrire. Comme vous pouvez le voir sur le screenshot ci-dessous ils ont repris le principe des sous-menus, un peu à la Office 2007.
La nouvelle sidebar est aussi refaite afin d’être plus coherente avec cette du tableur Zoho. Je note surtout qu’elle permet de pouvoir sélectionner plusieurs documents afin d’y effectuer la même action: cela peut être très pratique.
Si vous souhaitez en savoir plus visitez le blog officiel, jetez un oeil à la séléction de screenshot qui s’avere révélatrice.
A mon avis Zoho peut devenir un site majeur dans les années à venir s’il arrive à faire oublier un peu google docs. Personnelement je songe à migrer mes documents mais Gdocs possede un enorme avantage qui me freine un peu: « Open as google document » dans Gmail.
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